เมื่อการระบาดของ COVID 19 เริ่มขึ้นในต้นปี 2563 ในประเทศไทย รัฐบาลไทยไม่ได้ขอให้กักตัวอย่างเคร่งครัด แต่บริษัทสำนักงานส่วนใหญ่ในกรุงเทพฯ ตัดสินใจทำงานจากที่บ้าน และOutsourcify ก็เช่นกัน เพื่อปกป้องสุขภาพและความปลอดภัยของพนักงาน เพราะพนักงานคือสิ่งสำคัญที่สุดของเรา น่าเสียดายที่เราเพิ่งย้ายไปที่สำนักงานแห่งใหม่ และเพราะเราภูมิใจที่ได้ทำงานร่วมกันในสำนักงานของเรา และเราไม่เคยทำงานร่วมกับที่ปรึกษาภายนอกหรือฟรีแลนซ์ ดังนั้นแม้จะทำงานในโครงการออนไลน์ เราก็ไม่เคยทำงานเเยกกัน
ความท้าทายในการเปลี่ยนไปทำงานทางไกล
การตัดสินใจทำงานที่บ้านกะทันหันเป็นเรื่องที่ท้าทาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อการตัดสินใจดำเนินไปอย่างรวดเร็ว
โชคดีที่บริษัทของเราทำงานกับคอมพิวเตอร์ ดังนั้นจึงเป็นไปได้ที่จะทำงานจากที่บ้าน หลายคนในทีมถึงกับนำจอภาพกลับบ้านเพื่อให้มีเวิร์กสเตชันเดียวกัน
การเปลี่ยนแปลงนี้ชัดเจนมากขึ้นในแนวโน้มของการจัดระเบียบการทำงานและการสื่อสารในแต่ละวัน เราใช้เครื่องมือสื่อสารออนไลน์อยู่แล้ว มักจะพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานที่อยู่ห่างไกลจากเรา แต่ไม่เคยอยู่ต่างสถานที่กันมาก่อน สำนักงานของเราเป็นพื้นที่เปิดโล่ง แต่แยกออกเป็นเเผนกต่างๆ : administration, design, mobile development, web app development, WordPress dev, elearning team etc. สิ่งนี้จะช่วยให้การสื่อสารภายในแต่ละทีม ทีมจะยังสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น
แต่ละทีมมักจะมีการประชุมภายในในห้องประชุมของเรา เรายังทำการประชุมแบบสแตนด์อัพบ่อยๆ เพื่อเรียนรู้ความคืบหน้าในปัจจุบันของสมาชิกในทีมทุกคนที่ทำงานในโครงการ จัดสมาชิกในทีมให้สอดคล้องกับเป้าหมายของบริษัท และให้พวกเขาจัดการกับความท้าทายในระยะสั้นที่ป้องกันไม่ให้ สมาชิกในทีมทำงานอย่างมีประสิทธิภาพในขั้นตอนการทำงาน
ทันใดนั้น สิ่งเหล่านี้ไม่สามารถทำต่อเนื่องได้อีกต่อไป และเราต้องคิดหาวิธีอื่น
เราใช้เวลา 2 เดือนทำงานจากที่บ้านโดยอาศัยการแชทและวิดีโอคอล และเรากลับมาทำงานที่บริษัทเมื่อประเทศไทยเริ่มควบคุมการติดเชื้อไวรัสโคโรน่าอยู่ในระดับต่ำ
ตอนแรก เราพยายามหาวิธีอยู่และมุ่งเน้นงานอย่างมีประสิทธิผลในขณะที่เราทำงานจากที่บ้าน ในบทความนี้ เราต้องการแชร์วิธีที่เราจัดการงานและสื่อสารกับทีมและลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพในช่วงวิกฤตนี้และสถานการณ์ปัจจุบันของเราหลังจากกลับมาทำงาน
โซลูชันสำหรับการทำงานจากที่บ้าน
ความกังวลหลักคือการติดตามว่าทุกคนกำลังทำอะไรอยู่ และต้องสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานและลูกค้าอย่างชัดเจน และต้องรู้ว่าพวกเขาต้องการอะไร ต่อไปนี้คือวิธีที่เราใช้รับมือกับการขาดข้อมูล การควบคุม และการสื่อสารที่ผิดพลาด
ติดตามงานที่ทำเสร็จ
ในช่วงแรกๆ เราบังคับใช้การใช้แอปที่ติดตามการใช้งานคอมพิวเตอร์ประจำวัน ตรวจสอบการกระทำบนคีย์บอร์ดและเมาส์ รวมถึงการจับภาพหน้าจอเป็นประจำ ซึ่งถือเป็นการสอดส่องและสุดท้ายก็ไม่ได้ให้ประโยชน์ใดๆ ทั้งสิ้น เพราะพนักงานแต่ละคนจะได้รับการติดตามจากข้อเท็จจริงที่ว่าพวกเราทำงานเป็นทีมเล็กๆ และดำเนินการตามงานที่ชัดเจนผ่านเครื่องมือจัดการโครงการ การตรวจสอบสถิติจากแอปนี้ไม่สมเหตุสมผล เพราะไม่ได้ให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าเกี่ยวกับงานที่ทำ มีเพียงสถิติเกี่ยวกับการปรากฏตัวต่อหน้าคอมพิวเตอร์เท่านั้น
เราเลิกใช้แอปนี้หลังจากใช้ได้ไม่กี่สัปดาห์ และเริ่มใช้เพียงแค่สเปรดชีตที่มีแท็บรายวัน ซึ่งทุกคนจะบันทึกเวลาที่เริ่มต้นและเสร็จสิ้น รวมไปถึงโปรเจ็กต์ปัจจุบัน งานที่ได้รับมอบหมาย และวัตถุประสงค์ในแต่ละวัน
การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ
เครื่องมือสื่อสารออนไลน์ช่วยให้ทีมงานของเราทำงานร่วมกันได้ในขณะที่เราทำงานจากที่บ้านในสถานที่ห่างไกล เพื่อให้สามารถสื่อสารกับทีมงานและลูกค้าได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ เราจึงใช้แอปพลิเคชันเทคโนโลยีต่างๆ ซึ่งแต่ละแอปพลิเคชันเหมาะสำหรับสถานการณ์เฉพาะ หากต้องการดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแอปพลิเคชันที่เราใช้ โปรดอ่านบทความนี้ https://outsourcify.net/working-remotely/
สเปรดชีตสถานะและสถานะที่กล่าวถึงข้างต้นนั้นถูกแชร์บน Lark ซึ่งเป็นเครื่องมือแชทที่เราใช้ที่ Outsourcify ซึ่งเป็นโปรแกรมโคลน Slack ฟรีที่มีชุดเครื่องมือเดสก์ท็อปเป็นของตัวเองด้วย ฝ่ายทรัพยากรบุคคลของเราทำหน้าที่เตือนผู้ที่ลืมกรอกข้อมูล และติดตามการขาดงานและวันหยุดตามปกติ
การสื่อสารภายใน:
Lark, การทำงานเป็นทีม และ Google Drive
การสื่อสารภายนอกกับลูกค้า:
Skype, Zoom, Hangouts, BlueJeans, Slack และอีเมล
การจัดการการประชุม:
มีการวางแผนการประชุมมากขึ้นกว่าเดิมในการโต้ตอบจริงในสำนักงาน เพื่อจัดการกำหนดการประชุม เราใช้ปฏิทินที่รวมอยู่ใน Google Workspace (เดิมชื่อ Gsuite)
การมีสมาธิขณะทำงานจากที่บ้าน
สิ่งที่ยากที่สุดอย่างหนึ่งในการทำงานจากระยะไกลคือการจดจ่อกับงานต่างๆ โดยไม่ปล่อยให้สิ่งแวดล้อมรอบข้างเข้ามามีอิทธิพล ซึ่งอาจทำให้รู้สึกเบื่อหน่ายได้ โดยเฉพาะเมื่อมีเด็กๆอยู่ที่บ้านด้วย
จำเป็นต้องมีการจัดการโครงการเพิ่มเติมอย่างแน่นอน เราได้มอบหมายงานเฉพาะให้กับนักวิเคราะห์ นักออกแบบ และนักพัฒนาของเราผ่านแพลตฟอร์ม SaaS สำหรับการจัดการโครงการ Teamwork โดยมีกำหนดเส้นตายตามปกติ แต่พยายามให้รายละเอียดในแต่ละงานมากขึ้น การติดตามงานต้องใช้เวลานานกว่านั้น เพื่อตอบสนองต่อข้อกังวลนี้และทำงานให้เสร็จตรงเวลา เราจึงมีเวลา 2 ช่วงเวลา คือ เช้าและบ่าย ในหนึ่งวัน เพื่อติดตามความคืบหน้าของเราผ่านวิดีโอคอล การพบหน้ากัน และการโต้ตอบด้วยเสียง
เช็คตอนเช้า:
เราได้ทำการตรวจสอบในตอนเช้าภายใน 10 นาทีจาก 10.00 น. เพื่อสรุปและหารือเกี่ยวกับภารกิจในแต่ละวัน
เช็คช่วงบ่าย:
ในช่วงบ่ายแก่ๆ เราได้ดำเนินการตรวจสอบความคืบหน้าและติดตามชิ้นส่วนเคลื่อนไหวจำนวนมากขึ้นอยู่กับโครงการเป็นเวลาประมาณหนึ่งชั่วโมง
ความท้าทายในการสื่อสาร
โรคระบาดบังคับให้ต้องมีการนำวิธีการทำงานใหม่ๆ มาใช้ โดยเฉพาะการสื่อสาร เราไม่สามารถสื่อสารแบบตัวต่อตัวกับทีมงานและลูกค้าของเราได้ เรามองเห็นได้ชัดเจนว่าโรคระบาดทำให้การสื่อสารของเราเปลี่ยนไปอย่างไร
ประการแรก มีการโทรและวิดีโอคอลกับสมาชิกในทีมและลูกค้าเพิ่มมากขึ้น เนื่องจากไม่สามารถโต้ตอบกันโดยตรงในออฟฟิศและโดยเฉพาะอย่างยิ่งในห้องประชุมได้ นอกจากนี้ ดูเหมือนว่าจะต้องใช้เวลาในการเขียนข้อความเพื่อส่งสิ่งที่เราต้องการสื่อถึงสมาชิกในทีมและลูกค้าอย่างชัดเจนมากขึ้น การเปลี่ยนแปลงนี้ทำให้เราต้องใช้เวลาและความอดทนมากขึ้นในการสื่อสารกัน เพื่อแก้ปัญหานี้ เราจึงพยายามจำกัดเวลาการโทรให้เหลือเพียงระยะเวลาที่กำหนด ขึ้นอยู่กับหัวข้อของการโทร
ประการที่สอง ระหว่างที่ทำงานจากระยะไกลนี้ เราพบว่ายากกว่าปกติที่จะรักษาแรงบันดาลใจ และรับมือกับความเครียดจากสถานการณ์ที่ต้องบรรลุกำหนดเส้นตายเร่งด่วน เช่น ความรู้สึกเสียเวลา และบางครั้งก็รู้สึกไร้จุดมุ่งหมายในการทำงาน
ประการที่สาม การได้รับความช่วยเหลือ เช่น คำแนะนำ คำถามโดยตรง และคำตอบจากเพื่อนร่วมงานนั้นทำได้ยากกว่า สถานการณ์เช่นนี้ทำให้เสียเวลาไปบ้าง ดังที่เราได้กล่าวไปข้างต้น เนื่องจากการเข้าถึงโดยตรงระหว่างกันในทีมมีจำกัด การสื่อสารส่วนใหญ่ผ่านการโทรและแชทในโลกเสมือนจริงจึงต้องใช้เวลาและความอดทนมากขึ้น แน่นอนว่ามันเป็นความท้าทายสำหรับเรา
การกลับมาทำงาน
หลังจากกักตัวอยู่หลายสัปดาห์ เราก็กลับมาทำงาน เราพบว่าประสิทธิภาพการทำงาน การสื่อสาร และสภาพแวดล้อมในการทำงานของเราเปลี่ยนไป และการทำงานที่บ้านเป็นเวลา 2 เดือนนี้ยังทำให้เราสามารถปรับปรุงกระบวนการทำงานบางส่วนของเราได้อีกด้วย
ประการแรก ประสิทธิภาพในการสื่อสารดีขึ้น แม้ว่าเราจะยังคงใช้เครื่องมือเดียวกันเหมือนตอนที่เราทำงานจากระยะไกลก็ตาม เราพยายามรักษาสภาพแวดล้อมที่เงียบสงบมากขึ้นโดยใช้การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรมากขึ้นเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของสมาชิกในทีมทุกคน
ประการที่สอง ประสิทธิภาพการทำงานและแรงจูงใจได้รับการส่งเสริมด้วยสิ่งรบกวนรอบตัวน้อยลงและคำแนะนำโดยตรงระหว่างกันก็พร้อมให้ใช้งาน เรารู้สึกเชื่อมโยงกันมากขึ้นและสนุกกับการโต้ตอบกับสมาชิกในทีม
สุดท้ายนี้ มีการเปลี่ยนแปลงในการประชุมกับลูกค้า ในช่วงการระบาดของ COVID-19 เราจำเป็นต้องเปลี่ยนการประชุมแบบพบหน้ากันเป็นการประชุมทางวิดีโอเนื่องจากการเว้นระยะห่างทางสังคมและการทำงานจากระยะไกล หลังจากกลับมาทำงาน เราพบว่าลูกค้าจำนวนมากชอบการประชุมผ่านวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ และเราตระหนักว่าการประชุมทางวิดีโอมีข้อดีหลายประการ นี่คือรายการข้อดีที่เราพบ
- การเดินทางเพื่อเข้าร่วมการประชุมแบบตัวต่อตัวอาจต้องใช้เวลาและงบประมาณมาก การประชุมทางวิดีโอจะช่วยประหยัดเวลา นอกจากนี้ ยังช่วยให้สามารถเชื่อมต่อกับลูกค้าที่อยู่ในเขตเวลาต่างๆ ได้อย่างราบรื่นและช่วยให้เรากำหนดตารางเวลาในแต่ละวันได้ดีขึ้น
- เมื่อเราสนทนาทางวิดีโอกับลูกค้า เราจะกำหนดเวลาไว้ (เช่น สูงสุด 30 นาที) ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการประชุม
- มีการจัดเวิร์กช็อปออนไลน์โดยใช้เครื่องมือ SaaS ที่มีประโยชน์ เช่นเดียวกับการโทรวิดีโอ เรามีการกำหนดเวลา (โดยปกติสูงสุด 2 ชั่วโมง) ซึ่งมีประสิทธิภาพมากกว่าและช่วยให้เราได้รับผลลัพธ์โดยไม่มีการติดขัด
บทสรุป
โดยรวมแล้ว การทำงานจากที่บ้านแบบเต็มเวลาเป็นเวลา 2 เดือนนั้นสร้างความเจ็บปวดทางเศรษฐกิจและตัวเราเอง อย่างไรก็ตาม เราได้เรียนรู้ว่าการทำงานจากระยะไกลยังคงมีประสิทธิภาพ และสอนให้เรารู้จักมีความยืดหยุ่นมากขึ้นในกระบวนการทำงาน นอกจากนี้ ยังเป็นโอกาสดีที่จะได้เห็นว่าการทำงานจากระยะไกลส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานของเราอย่างไร และเราพบว่าเราทำงานจากที่บ้านได้หากจำเป็นโดยไม่สูญเสียประสิทธิภาพการทำงาน
