บทนำ
ปัจจุบัน เราได้สร้างเครือข่ายลูกค้าและผู้ติดต่อที่ยอดเยี่ยมในด้านดิจิทัลแล้ว เราได้รับคำถามจากทุกสาขาธุรกิจ และเมื่อไม่นานนี้ เราได้ตอบคำถามที่ค่อนข้างท้าทายในแง่ของระยะเวลาและขอบเขตการทำงาน ดังนั้นเราจึงรู้สึกเต็มใจที่จะแบ่งปันเรื่องนี้กับคุณ
เราต้องการแนะนำให้คุณรู้จักกับโลกของความต้องการของโครงการสถาบันการเงินระดับโลก (หากคุณยังไม่ทราบ) และแบ่งปันประสบการณ์ของเราเกี่ยวกับข้อดีและข้อเสียของโปรเจกต์นี้กับคุณ
นี่คือตัวอย่างการนำเสนอโครงการที่เราใช้เวลา 1 เดือนในการเตรียมการก่อนที่จะสรุปด้วยการนำเสนอครั้งสุดท้าย
ข้อเสนอนี้จัดทำขึ้นสำหรับ AIIB (ธนาคารเพื่อการลงทุนโครงสร้างพื้นฐานแห่งเอเชีย) ซึ่งเป็นสถาบันการเงินพหุภาคีที่มีฐานอยู่ในปักกิ่ง ประเทศจีน
กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างพัฒนาซอฟต์แวร์และบริการด้านไอที
⚡ ขั้นตอนที่ 1: EOI
ก่อนอื่น EOI หรือการแสดงความสนใจสำหรับโครงการขนาดใหญ่เช่นนี้ไม่น่าจะถูกส่งมาให้คุณเนื่องจากต้องผ่านกระบวนการประมูล ดังนั้น คุณอาจจำเป็นต้องค้นคว้าเพื่อเข้าถึงเอกสารดังกล่าว แต่เราสามารถเน้นไปที่คำตอบ EOI ได้
โดยหลักแล้ว สิ่งที่น่ากังวลที่นี่คือระยะเวลา แท้จริงแล้ว EOI มักจะต้องได้รับคำตอบอย่างรวดเร็ว ดังนั้น ให้รวบรวมสมาชิกในทีมที่เหมาะสม (เราขอแนะนำให้รวบรวมให้น้อยที่สุดเพื่อให้สามารถตัดสินใจได้รวดเร็ว) และให้ถือเป็นลำดับความสำคัญ (ซึ่งโดยปกติแล้วจะเป็นโอกาสที่ดี)
เมื่อรวมทีมเสร็จแล้ว ข้อกังวลหลักคือการทำความเข้าใจถึงความต้องการ เนื่องจากปกติแล้วนี่เป็นโปรเจ็กต์ใหญ่ แต่มีการส่งข้อมูลเพียงเล็กน้อยเท่านั้น
เมื่อถึงจุดนี้ ให้ใช้เวลาทำความเข้าใจคำขอให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ และรวบรวมคำถามที่ถูกต้อง เนื่องจากโดยปกติแล้ว ในขั้นตอนนี้ จะอนุญาตให้ถามคำถามได้เป็นจำนวนรอบที่แน่นอน คุณจึงควรเน้นที่คำถามที่ถูกต้อง
เมื่อตอบคำถามเหล่านี้แล้ว ปัญหาสุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุดก็คือเรื่องงบประมาณ..
ประมาณการ
โครงการขนาดใหญ่ขนาดนั้นจะมีงบประมาณเท่าใดกันนะ?
แน่นอนว่าเราสามารถประมาณจำนวนคนต่อวัน ค่าใช้จ่ายในการเดินทาง ทีมงานที่เกี่ยวข้อง และระยะเวลาดำเนินการโดยประมาณได้ แต่ถึงอย่างนั้น เรายังขาดความเข้าใจอยู่มากใช่หรือไม่
ใช่แล้ว จำเป็นต้องกำหนดขอบเขตความเสี่ยงที่เหมาะสมก่อน นอกจากนี้ เมื่อทราบว่าลูกค้าต้องการแพ็คเกจการบำรุงรักษาหลายรายการ รวมถึงการจ้างนักพัฒนาซอฟต์แวร์หลักของเราแบบเต็มเวลาเป็นเวลาหลายเดือนเพื่อพาทีมไอทีของพวกเขาดำเนินโครงการ เราจึงเข้าใจขอบเขตของโครงการและความสำคัญของโครงการสำหรับพวกเขา ประเด็นสุดท้าย ให้ปฏิบัติตามคำถามของพวกเขา ดูเหมือนว่าจะขาดความมั่นใจไปเล็กน้อย ใช่ไหม
ไม่จริงเลย ถือเป็นการเคลื่อนไหวที่ชาญฉลาด – ประการแรก เพราะสิ่งนี้จะแสดงให้พวกเขาเห็นว่าคุณเข้าใจข้อกำหนดของพวกเขา และประการที่สอง เพราะมิฉะนั้นแล้ว การกระทำดังกล่าวจะทำให้เกิดโอกาสครั้งใหญ่สำหรับคุณที่จะถูกคัดออกจากรายชื่อผู้เข้ารอบ อย่าเริ่มพูดคุยถึงวิธีที่เราจะทำได้ดีกว่าข้อกำหนดด้านเทคโนโลยีของพวกเขา เป็นต้น หารือรายละเอียดเหล่านี้ในภายหลัง เมื่อต้องเสนอข้อเสนอจริง และแม้แต่ในกรณีนี้ จงฉลาดในการแสดงให้เห็นว่าคุณเข้าใจ ดังที่ที่ปรึกษาระบบธนาคารของเราได้กล่าวไว้ว่า “อย่าฝ่าฝืนกฎ อย่าแหกกฎ” ⚡
CV และหลักฐานการทำงาน
ดังนั้นเราจึงได้ให้คำตอบสำหรับ EOI นี้ ซึ่งรวมถึงคำอธิบายประวัติย่อของสมาชิกในทีมแต่ละคน (ตรวจสอบให้แน่ใจว่าประสบการณ์ตรงตามข้อกำหนดของพวกเขา ลองนึกถึงความร่วมมือกับบริษัทไอทีที่มีประสบการณ์หากจำเป็น) ในขั้นตอนนี้ สิ่งสำคัญคือต้องตอบคำถามโดยใช้พอร์ตโฟลิโอที่ดีที่สุด ทีมงานที่ดีที่สุด และงบประมาณที่เตรียมไว้อย่างดี (แน่นอนว่าไม่สูงเกินไป แต่ก็ไม่ต่ำเกินไปอย่างแน่นอน เนื่องจากมีช่วงขั้นต่ำที่ได้รับคำแนะนำจากที่ปรึกษาไอที ดังนั้นพวกเขาจึงสามารถตัดคุณออกไปได้ทันที โดยคิดว่าขอบเขตนั้นไม่ได้รับการเข้าใจหรือปฏิบัติตาม)
⚡ ขั้นตอนที่ 2: คำขอเสนอราคา
RFP หรือคำขอเสนอราคาจะมาหลังจาก EOI เมื่อคุณผ่านการคัดเลือกด้วย EOI แล้ว นี่คือเวลาที่จะเน้นที่รายละเอียด RFP จะมีข้อมูลขอบเขตเพิ่มเติม โดยเฉพาะอย่างยิ่งงบประมาณและกรอบเวลา ซึ่งโดยปกติจะอิงตามการประมาณการครั้งก่อนๆ ที่ส่งโดยบริษัทผ่าน EOI
วิธีนี้จะช่วยให้คุณสามารถกำหนดรายละเอียดความต้องการด้านการทำงานและทางเทคนิคของคุณ รวมไปถึงข้อเสนอทางการเงินขั้นสุดท้ายได้
ข้อเสนอด้านการทำงานและเทคนิค
ไม่ต้องสงสัยเลยว่า PRD (เอกสารข้อกำหนดของโครงการ) จะเป็นเอกสารที่คุณต้องใช้เวลานาน PRD ซึ่งรวมถึงข้อเสนอเชิงหน้าที่และเชิงเทคนิคจะต้องแสดงแผนงานที่ชัดเจนที่คุณวางแผนจะดำเนินการเพื่อให้โครงการบรรลุผลสำเร็จเป็นลายลักษณ์อักษร
ข้อเสนอทางเทคนิคของเราประกอบด้วยส่วนสำคัญๆ ได้แก่ การแนะนำบริษัทของเรา คำอธิบายการออกแบบเชิงฟังก์ชันและทางเทคนิคผ่านกรณีการใช้งาน คำอธิบายคุณลักษณะ เวิร์กโฟลว์ของกระบวนการและ PoC (ที่เราจะเห็นทันทีหลังจากนั้น) จากนั้นกำหนดการโครงการที่วางแผนไว้เป็นระยะๆ สแต็กเทคโนโลยีและสถาปัตยกรรมที่เลือก วิธีการส่งมอบโครงการ (การสื่อสาร) โครงสร้างโครงการ (สำหรับทั้งสองฝ่าย คือ ลูกค้าและบริษัทของเรา) SLA (ข้อตกลงระดับบริการ) และการสนับสนุน รวมถึงแพ็คเกจการบำรุงรักษาที่เรานำเสนอ และสุดท้ายคือรายการข้อกำหนดและการปฏิบัติตาม ซึ่งเราได้ระบุการปฏิบัติตามแต่ละคุณลักษณะและคำขอแต่ละรายการ
ดูเหมือนจะตรงไปตรงมามาก แต่จำไว้ว่าต้องลงรายละเอียดด้วย เพราะเรากำลังนับถึง 55 หน้า
เมื่อกำหนดหัวข้อทางเทคนิคทั้งหมดเรียบร้อยแล้ว ที่เหลือก็ให้กำหนดงบประมาณเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามระยะเวลา
ข้อเสนอทางการเงิน
ข้อเสนอทางการเงินจะสั้นลงมาก โดยจำเป็นต้องมีการสรุปสั้นๆ ของเหตุการณ์สำคัญต่างๆ ของโครงการ (การให้คำปรึกษา การออกแบบ การพัฒนา ฯลฯ) พร้อมเงื่อนไขการชำระเงิน
หมายเหตุเล็กๆ น้อยๆ แต่สำคัญ อย่าลืมเขียนตัวเลขทั้งหมดเป็นตัวอักษรด้วย เพราะนี่เป็นเรื่องละเอียดอ่อนมากสำหรับข้อเสนอประเภทนี้ เพื่อให้แน่ใจว่าเข้าใจงบประมาณและสนับสนุนการวางแผนงบประมาณอย่างครบถ้วน
PoC
เรามาทำให้ชัดเจนว่า Proof Of Concept ไม่ใช่ต้นแบบ PoC จะต้องเป็นขั้นสุดท้ายและทำงานตรงข้ามกับต้นแบบที่อยู่ที่นี่เพื่อนำเสนอเวิร์กโฟลว์ที่เป็นไปได้ของโปรเจ็กต์ และอาจมีการเปลี่ยนแปลงได้ (เช่น หลังจากการตรวจสอบประสบการณ์ของผู้ใช้)
เราได้ออกแบบของเราเองในขณะที่ทำงานในส่วน “การออกแบบเชิงฟังก์ชันและทางเทคนิค” ของข้อเสนอทางเทคนิค – หลังจากกำหนดเวิร์กโฟลว์แล้ว สิ่งนี้ช่วยในการระบุรายละเอียดการเขียนทางเทคนิค
ไคลเอนต์จำเป็นต้องใช้ PoC นี้ และเชื่อฉันเถอะว่าคุณจะต้องการทำให้มันถูกต้อง นี่เป็นสินทรัพย์อันล้ำค่าสำหรับข้อเสนอของคุณ ประการแรกเพื่อดึงดูดผู้ชมของคุณตั้งแต่แรกเห็น และประการที่สองเพื่อพิสูจน์ว่าโครงการของคุณเป็นไปตามข้อกำหนดอย่างถูกต้อง
เราสร้าง PoC โดยเลือกเวิร์กโฟลว์ที่เฉพาะเจาะจงของโปรเจ็กต์ (แน่นอนว่าคุณจะไม่สร้าง PoC ของโปรเจ็กต์ทั้งหมด เพราะนี่จะเป็นการเริ่มสร้างโปรเจ็กต์และต้องใช้เวลาทำงานหลายสัปดาห์)
คุณคงอยากจะเน้นไปที่ส่วนที่สำคัญมากของโครงการ ซึ่งก็คือเวิร์กโฟลว์ที่จะทำให้ลูกค้าสนใจอย่างแท้จริง ซึ่งอาจจะเป็นฟีเจอร์หลักของโครงการก็ได้
ดังนั้นเราจึงออกแบบ PoC ด้วยข้อมูลจำลองอย่างชัดเจน แต่ด้วยการออกแบบขั้นสุดท้ายที่น่าดึงดูดและเราคุ้นเคยกับการพัฒนา เราสร้างแอนิเมชั่น PoC นี้เพื่อให้เป็น PoC ที่ใช้งานได้จริงเพื่อพิสูจน์ว่าเราเข้าใจโครงการและแสดงแนวคิดสุดท้ายว่าลูกค้าจะได้อะไร ดังนั้น จึงมีความสำคัญมากที่จะต้องทำให้ถูกต้อง เนื่องจากจะเป็นส่วนสำคัญของการนำเสนอขั้นสุดท้ายของคุณ!
⚡ ขั้นตอนที่ 3: การนำเสนอ (Pitch)
ถึงเวลาตัดสินใจแล้ว! สิ่งสำคัญคือต้องคิดให้การนำเสนอเป็นภาพที่มีโครงสร้างที่ดี ไม่น่าเบื่อเกินไป (อย่าให้มีข้อความมากเกินไป)
คำขอเน้นไปที่ส่วนสำคัญของโครงการและมุ่งเน้นไปที่ประสบการณ์ที่ผ่านมาของเรากับขอบเขตของงานดังกล่าว
เราได้เตรียมการนำเสนอล่วงหน้าโดยฝึกฝนตนเองเพื่อนำเสนอต่อหน้าเพื่อนร่วมงานและที่ปรึกษาของเราในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างสำหรับธนาคารเพื่อการลงทุน
แนวคิดของการนำเสนอคือการรวบรวมเวิร์กโฟลว์และคุณลักษณะต่างๆ ของข้อกำหนดของทีมจัดซื้อมาไว้คู่ขนานกัน และสิ่งที่เราได้ทำไปนั้นก็คล้ายคลึงกัน เพื่อแสดงให้เห็นว่าเราไม่เพียงแต่สามารถบรรลุสิ่งนี้ได้เท่านั้น แต่ยังสามารถทำความเข้าใจว่าเวิร์กโฟลว์เฉพาะเหล่านี้คืออะไร และป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้
ความท้าทายและความยากลำบาก
ปัญหา
โดยรวมแล้ว ปัญหาต่างๆ เป็นที่ทราบกันดีตั้งแต่แรกเริ่ม นั่นคือ การขาดรายละเอียดของขอบเขต
การไม่มีรายละเอียดมากนักเกี่ยวกับขอบเขตทำให้ยากมาก แม้จะมีคำถามที่อนุญาตให้ถามได้สูงสุดหนึ่งชุดในระหว่างการ RFP ก็ยังยากที่จะครอบคลุมทุกรายละเอียด
ดังนั้น จากการขาดรายละเอียดของขอบเขตที่ต้องการ ทำให้ยากต่อการกำหนดระยะเวลาและยากต่อการคาดการณ์ต้นทุนอีกด้วย
โซลูชั่น
เมื่อพิจารณาถึงข้อเสนอ MA ที่แตกต่างกัน การเดินทางเพื่อธุรกิจที่ไม่ชัดเจนที่จำเป็น และทีมงานที่เหมาะสมที่จะต้องรวบรวม เราจำเป็นต้องวางแผน ETA โดยประมาณสำหรับเหตุการณ์สำคัญของเราและกำหนดตารางสปรินต์ตามกำหนดเส้นตายที่แน่นอนที่ทีมจัดซื้อให้มา
ประเด็นสำคัญที่ช่วยให้เราเอาชนะปัญหานี้ได้นั้นเรียบง่ายแต่ใช้เวลานาน นั่นคือการเข้าใจโครงการอย่างลึกซึ้ง
เราไม่เพียงศึกษาข้อกำหนดเท่านั้น แต่ยังศึกษาอย่างละเอียดมากขึ้นว่าธนาคารเพื่อการลงทุนดำเนินงานอย่างไรและมีวิธีแก้ไขอย่างไรเพื่อให้เข้าใจความต้องการของพวกเขาได้ชัดเจนยิ่งขึ้น เราเชื่อว่านี่คือกุญแจสำคัญของวิธีแก้ไข
นอกเหนือจากการทำการค้นคว้าและเอกสารอย่างละเอียดถี่ถ้วนและปฏิบัติตามข้อกำหนดแล้ว สิ่งที่สำคัญที่สุดที่คุณต้องทำคือต้องรู้และเข้าใจกิจกรรมของลูกค้าเพื่อที่จะเข้าใจความต้องการของพวกเขา!
ข้อดี
ในที่สุดหลังจากเดินทางไปทำธุรกิจที่ปักกิ่งเพื่อนำเสนอโซลูชันของเรา น่าเสียดายที่เราไม่ได้รับเลือก เนื่องจากทีมท้องถิ่นจากปักกิ่งได้รับมอบหมายให้ดำเนินโครงการให้เนื่องจากอยู่ห่างไกล (ทีมงานของพวกเขาตั้งอยู่ในปักกิ่งเช่นเดียวกับลูกค้า)
ตรงนี้เราต้องบอกว่าอย่าคาดหวังว่าจะได้รับคำตอบอย่างรวดเร็ว (หรือคำตอบใดๆ เลย..) เกี่ยวกับการตัดสินใจของทีมจัดซื้อ
จากประสบการณ์ที่เฉพาะเจาะจง หลังจากติดต่อพวกเขาไปหลายครั้งผ่านช่องทางต่างๆ เราไม่เคยได้รับการยืนยันครั้งสุดท้ายว่าเราไม่ได้รับโครงการดังกล่าวเลย
แม้ว่าจะมีความอดทนและการติดตามอย่างมืออาชีพแต่ไม่เข้มแข็ง แต่พวกเขาก็ยังไม่รับสายโทรศัพท์ของเราในบางช่วงด้วยซ้ำ
อย่างไรก็ตาม เราถือว่าสิ่งนี้เป็นผลประโยชน์ที่ดี เนื่องจากช่วยให้เราได้เพิ่มพูนประสบการณ์และตัดสินใจเกี่ยวกับการพัฒนาธุรกิจได้ การสามารถตอบสนองความต้องการดังกล่าวได้ทำให้เราได้เรียนรู้มากมายและเปิดโอกาสใหม่ๆ ให้กับเรา
นอกจากนี้การเดินทางเป็นเรื่องดีเสมอ แล้วเราจะเสียอะไรล่ะ? 🙂
สรุป
ประสบการณ์นี้ทำให้เราขยายขอบเขตการติดต่อและประเภทของลูกค้าเป้าหมายได้มากขึ้น เราเรียนรู้วิธีตอบข้อเสนอราคาในระยะเวลาสั้นๆ
เรามั่นใจว่าเราสามารถตอบคำถามและตอบสนองข้อกำหนดของโครงการสถาบันการเงินระดับโลกได้ รวมถึงโครงการอื่นๆ ในระดับเดียวกันได้
นอกจากนี้ประสบการณ์นี้ยังทำให้เราเพลิดเพลินไปกับความสวยงามของการเดินทางรอบโลกอีกด้วย!
คำพูดสุดท้ายของเราก็คือ เพลิดเพลินไปกับวิวจากกำแพงเมืองจีน พระราชวังต้องห้าม เมืองเก่าของปักกิ่ง และที่สำคัญที่สุดคือ ดื่มสาเก! 🙂
