อัปเดตล่าสุดเมื่อวันที่ 28 มีนาคม 2020
สถานการณ์
เนื่องจากสถานการณ์การระบาดของไวรัส COVID 19 ในประเทศไทย และเพื่อลดความเสี่ยงในการแพร่เชื้อไวรัสสู่ทีมของเราทีมงาน Outsourcify จึงได้ตัดสินใจทำงานจากที่บ้านในช่วงระยะเวลาหนึ่ง
พนักงานทั้ง 33 คนที่เคยทำงานที่ออฟฟิศใหม่ของเราบนทองหล่อ ตอนนี้ต่างก็ทำงานเป็นของตัวเอง แต่ทีมงานยังคงสามัคคีกันผ่านเครื่องมือสื่อสารที่ทันสมัย
ก่อนทำงานจากระยะไกลเราได้ตรวจสอบว่าทุกคนรู้สึกสบายใจกับแนวคิดนี้และตกลงที่จะทำงานที่บ้าน (มีเก้าอี้ โต๊ะทำงานที่ดี และการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ดี) และเราได้จัดเตรียมอุปกรณ์ที่จำเป็นให้กับทีมของเรา ในเวลาเดียวกัน เราได้กำหนดกระบวนการเวิร์กโฟลว์ เพื่อให้การสื่อสารภายในและกับลูกค้าของเราเป็นไปอย่างดีที่สุด
แน่นอนว่าเราโชคดีมากที่ธุรกิจของเราเน้นไปที่การให้บริการเว็บไซต์โดยเฉพาะ และลูกค้าของเรามากมายอยู่ต่างประเทศ ดังนั้นเราจึงใช้เครื่องมือสื่อสารออนไลน์มาหลายปีแล้ว พนักงานไอทีส่วนใหญ่มักจะเหมาะกับการอยู่หน้าคอมพิวเตอร์ตลอดทั้งวันที่บ้านมากกว่าคนส่วนใหญ่
การสื่อสารภายใน
Teamwork
Teamwork เป็นเครื่องมือการจัดการโครงการที่พบใน teamwork.com ซึ่งช่วยให้สามารถสร้างโครงการและรายการงาน และรวมถึงติดตามเวลาในแต่ละงาน โครงการปัจจุบันทั้งหมดของ Outsourcifyอยู่บนแพลตฟอร์ม Teamwork เรายังมีโครงการสำหรับจัดการโครงการทั่วไปอีกด้วย ในแต่ละโครงการ เรามีงานทั้งหมดที่ได้รับมอบหมายให้กับนักวิเคราะห์ นักออกแบบ และนักพัฒนาของเรา รวมถึงกำหนดเสร็จสิ้นงานสำหรับแต่ละโครงการ สมาชิกในทีมแต่ละคนจะอัปเดตสถานะของตนทุกวันเพื่อระบุว่าตนกำลังทำอะไรอยู่ วิธีนี้ทำให้ทุกคนสามารถตรวจสอบได้ว่าใครกำลังทำอะไรอยู่และทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
กูเกิลไดรฟ์
เราใช้ Google Drive สำหรับการแลกเปลี่ยนเอกสารระหว่างสมาชิกในทีม และจัดระเบียบไฟล์ทุกไฟล์เพื่อให้ค้นหาและแก้ไขได้ง่ายทางออนไลน์
Lark
หลังจากใช้ Glip/RingCentral เป็นเครื่องมือเเชทสำหรับสื่อสารภายในองค์กรมาหลายปี ตอนนี้เราใช้แอปพลิเคชัน Lark เพื่อสื่อสารในทุกโครงการและทุกหัวข้อ Lark แทบจะเหมือนกับ Slack แต่ในความเห็นของเรา อินเทอร์เฟซของ Lark นั้นดีกว่า และยังฟรีอีกด้วย เราสร้างกลุ่มเฉพาะสำหรับแต่ละโครงการกับผู้ที่เกี่ยวข้องในทีมเพื่อให้มีความโปร่งใสและการสื่อสารที่ดีที่สุดสำหรับแต่ละโครงการ
การสื่อสารภายนอกกับลูกค้า
Skype, Zoom, Hangouts, ฺBlueJeans
ไม่ว่าคุณจะใช้สิ่งใด เราก็สามารถใช้ได้!
Slack
เราใช้ Slack เพื่อติดต่อกับลูกค้าบางรายที่ขอใช้บริการนี้ เรามีทีมงานบน Slack ถึง 5 ทีมในเวลาเดียวกัน แพลตฟอร์มส่งข้อความที่ใช้สำหรับร้องขอ/ตอบกลับ และคอยแจ้งข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับโครงการต่างๆ ให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบแบบเรียลไทม์
อีเมล์
แน่นอนว่าอีเมลเป็นสิ่งที่ต้องมี แต่ไม่เคยกลายเป็นวิธีแก้ปัญหาที่เหมาะสมอย่างแท้จริง กล่องข้อความส่วนใหญ่มักจะรก หวังว่าเครื่องมืออื่นๆ สำหรับการสนทนาและการจัดการโครงการจะเข้ามาช่วยเหลือ เราแนะนำให้เก็บอีเมลให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ และเก็บทุกอย่างที่จำเป็น
Google Calendar
ประชุมกันวันละไม่กี่ครั้ง เเต่ก็มากกว่าเดิมด้วยซ้ำ เพราะเราต้องประชุมเรื่องต่างๆ ที่ต้องมีการโต้ตอบกันจริงในออฟฟิศ เนื่องจากมีการประชุมมากมาย จึงจำเป็นต้องมีการจัดระเบียบบางอย่าง เช่น ปฏิทิน
เราหวังว่าคุณจะปลอดภัยในช่วงเวลานี้ เรามาอยู่บ้านและใช้สถานการณ์เช่นนี้เป็นแรงผลักดันให้เรามุ่งความสนใจไปยังสิ่งสำคัญได้อย่างเต็มที่
